A Matriz de Eisenhower, tem como principal objetivo a divisão do tempo com base nas tarefas Urgentes e Importantes, com quatro subdivisões.

O Trello é uma Ferramenta de Gestão de Projetos e Tarefas, que proporciona dentro da plataforma, uma imensidão de possibilidades e combinações, que são representadas por seus Quadros, Listas, Cartões, Etiquetas, Datas de entregas, etc,.

Quando juntamos esses dois conceitos (Trello e Matriz de Eisenhower), fica perceptível um modo de trabalho, que quando executado de forma correta e coerente fornece resultados incríveis.

A Matriz de Eisenhower ou Princípio ou Decisão de Eisenhower, tem esse nome em homenagem a Dwight D. Eisenhower, já que ela foi criada após uma citação dita por ele: “Tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes”.

O ponto base da Matriz, é a organização de rotinas, com a priorização de tarefas de acordo com seu grau de urgência e importância, criada por Stephen Covey, em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.

Nela, as tarefas são divididas em quatro quadrantes, de acordo com os critérios:

• Importantes;
• Sem Importância;
• Urgentes;
• Não Urgentes;

Primeiro Quadrante: urgente e importante, que seriam as tarefas a serem concluídas imediatamente;

Segundo Quadrante: importantes, mas não urgentes, tarefas a serem agendadas para mais tarde;

Terceiro Quadrante: urgentes, mas não importantes, tarefas para delegar a outra pessoa;

Quarto Quadrante: nem urgente nem importante, tarefas a serem eliminadas(arquivamento);

Então, podemos dispor as tarefas, da seguinte forma:

1 – Importante – quadrante 1 e 2: a serem feitas de forma imediata e pessoal. Exemplo: crises, prazos vencidos, problemas;

1.1 – Tarefas com data de entrega e término e são feitas de forma pessoalmente.

2 – Sem importância – quadrante 3 e 4: atividades que podem ser delegadas. Exemplos: chamada telefônica sem um propósito claro, pode ser descartada ou delegada para outra pessoa

Diante do conceito da Matriz de Eisenhower ou Princípio ou Decisão de Eisenhower, e com o auxílio da Plataforma do Trello, podemos criar um Quadro, para o gerenciamento do tempo e das tarefas.

Sendo que, para adaptarmos o quadro do Trello, conforme as regras da Matriz de Eisenhower, criaríamos duas listas de tarefas.

Na primeira lista, inserimos as atividades ou demandas, que serão representadas por Cartões do Trello, correspondentes aos quadrantes 1 e 2, quais sejam:

• urgente e importante;
• importantes, mas não urgentes;

Na segunda lista, inserimos as atividades ou demandas, que serão representadas por Cartões do Trello, correspondentes aos quadrantes 3 e 4, quais sejam:

• urgentes, mas não importantes;
• nem urgente nem importante;

Conforme modelo de Quadro:

Veja que, nesse Quadro do Trello, utilizando o conceito da Matriz de Eisenhower ou Princípio ou Decisão de Eisenhower, conseguimos representar, mediante listas e cartões, as demandas urgentes e importantes, das demandas não urgentes e não importantes, de forma que a equipe possa ter uma visão, das tarefas mais importantes e urgentes e quais tarefas devem dar prioridade.

Entretanto, é importante destacar que o quadro exemplificado acima, é apenas um modelo, e apenas você com suas necessidades é que poderá elencar quais as atividades serão enquadradas como urgentes e importantes.

Agora é com você, ponha em prática esses conceitos e veja se os resultados melhoram.

Por William Alexandre de Lima

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